Ein klassischer Tag ein meinem Leben läuft so ab:

Aufstehen, ins Bad gehen, Smartphone einschalten, private E-Mails checken, Twitter-Update lesen, Facebook durchscrollen, Kleidung anziehen, in die Küche gehen, Kaffee zubereiten, BlackBerry einschalten, dienstliche E-Mails lesen, Termine prüfen.

Schon dieser kleine Einblick reicht aus, um zu sehen, dass jeder von uns mehr oder weniger in Informationen ertrinkt. Tagein, tagaus prasseln unzählige Informationen aus unzähligen Kanälen auf uns ein: persönliche Konversation face to face, Telefonate, E-Mails und soziale Netzwerke sind nur einige Medien, die als Informationsträger dienen.

Über kurz oder lang tritt das ein, was Alexander Greisle als information overload bezeichnet: der Speicher ist voll und das Gehirn hat Schwierigkeiten, der Informationen Herr zu werden.

Wege aus der Informations-Falle

Greisle möchte mit Information Overload: So organisieren Sie sich im Online-Zeitalter helfen, sich aus dem Informations-Dschungel zu befreien.

Das persönliche Informationsmanagement basiert auf Zielen, Interessen und Prioritäten. Diese drei Elemente bilden den Kompass im Informationsdickicht. Das persönliche Informationsmanagement ist ein dynamischer Prozess, der niemals stoppt.

In dem Buch geht es nicht um den “big bang”, die schnelle Lösung des Probems. Vielmehr gibt es praktische Vorschläge für die nächsten Schritte, damit sich rasch erste Erfolge einstellen:. Das Motto lautet: Praxisnutzen vor langweilige Theorie.

Wider die Prokrastination

Anschließend formuliert Alexander Greisle drei Leitsätze für das Überleben in der Informationsflut. Als erstes gilt es, der Unterbrechungskultur zu trotzen, um die Konzentration auf die Arbeit nicht zu unterbrechen.Denn jede Störung zerstört die Produktivität.

Zweitens ist es wichtig, bewusst mit der Aufmerksamkeit umzugehen. Und drittens ist das eigene Verhalten zu bedenken und zu reflektieren (“weniger ist mehr”).

Projekt: Inbox Zero

Ein zentrales Thema des Buches ist das E-Mail-Postfach, das idealerweise zum Feierabend leer ist. Greisle erläutert ausführlich, wie dieses Vorhaben mithilfe der Wiedervorlage-Funktion erfolgreich umgesetzt werden kann. Ein zentrales Element ist das Fokussieren auf das Wichtige – weniger auf das Dringende (Eisenhower-Prinzip).

Insbesondere die Ausführungen zu der virtuellen Wiedervorlage unter Outlook hat bei mir zu dem einen oder anderen Aha-Erlebnis geführt, das ich umgehend ausprobieren musste.

Zur Schlankheitskur des Posteingangs tragen automatische E-Mail-Regeln bei, die Greisle ebenfalls erläutert und zur Anwendung empfiehlt.

E-Mails effizient schreiben

E-Mails richten sich an Menschen, nicht an Maschinen. Die oberste Maxime ist es, empfängerorientiert zu schreiben. Das beginnt schon beim Betreff, der prägnant und informativ formuliert sein soll.

Darüber hinaus ist entscheidend, nicht dramaturgisch, sondern journalistisch zu schreiben, also beginnend mit der Zusammenfassung des Inhalts im Anschluss die Details zu erörtern.

Ablagestrukturen perfektionieren

Meine lessons learned dieses Abschnittes: insbesondere die zielgerichtete Ablage der E-Mails ist der kritische Erfolgsfaktor. Darüber hinaus erleichtern E-Mail-Regeln und Wiedervorlage-Funktionen das Durchkämmen des Informationsdickichts.

Wer diese Regeln beherzigt, wird sich künftig immer besser im Info-Dickicht zurechtfinden und schon bald das Projekt Inbox Zero als Erfolg feiern können.

Information Overload: So organisieren Sie sich im Online-Zeitalter aus dem C-H. Beck Verlag ist ein kleiner, aber feiner Ratgeber, der viele Impulse zur kritischen Auseinandersetzung mit der Informationsflut liefert.