Viele von uns kennen das: schon am Morgen läuft der Posteingang im E-Mail-Fach über und ein viel zu großer Teil des Tages wird mit dem Suchen von Dokumenten verbracht.

Sigrid Hesse, langjährige Trainerin für EDV und Büroorganisation hat sich die Prozessoptimierung im Büro auf die Fahnen geschrieben. In Überleben in der Informationsflut: So behalten Sie die Kommunikation im Griff verspricht sie, dass der Leser nach der Lektüre die Kommunikation im Griff behalten werden kann und nicht die Kommunikation den Leser im Griff behält.

Zu Beginn erklärt die Autorin das Geheimnis erfolgreicher Kollaboration im Büro. Die Unterschiede von Kernprozessen, Unterstützungsprozessen und Planktonprozessen werden herausgearbeitet und die saubere Definition von Schnittstellen ermittelt.

Als nächstes wird System in die Flut an Informationen gebracht. Hess erklärt Tricks und Kniffe in Microsoft Outlook, mit denen die Schwemme an elektronischen Briefen bewusst und pfiffig gefiltert werden kann. Außerdem lernt der Büro-Beschäftigte Impulse für eine sinnvolle Ablage-Struktur der digitalen Kommunikationsdaten kennen.

Der dritte und letzte theoretische Abschnitt beleuchtet das effektive Zeitmanagement. Sigrid Hess zeigt, was Zeitmanagement kann und wo es an seine Grenzen stößt, sie belegt, dass Meetings oft die großen Zeitfresser sind und bekämpft werden müssen und weist darauf hin, wo gesundheitliche Gefahren bei ständiger Überlastung lauern.

Die weiteren vier Kapitel stehen ganz im Zeichen der Praxis. Hatte die Trainerin bislang Theorie in den Mittelpunkt der Ausführungen gestellt, stellt sich nun ihren riesengroßen Erfahrungsschatz zur Verfügung. Von Zeitsparmethoden in Outlook über Teamwork in Word bis hin zu Excel und seinen Filter-Funktionen und Vorlagen reicht der Fundus.

Eine besondere Stellung nimmt OneNote ein. Das digitale Notizbuch von Microsoft ist inzwischen bei allen Office-Paketen an Bord, fristet aber ein Dasein als Mauerblümchen. Hess zeigt, welche Möglichkeiten der Tausendsassa für das Informationsmanagement im Team bietet und veranschaulicht die Möglichkeiten anhand vieler Beispiele.

Ein Anhang mit Hinweisen auf vertiefende Literatur, Mustervorlagen für eigene Projekte und ein Stichwortverzeichnis runden das Buch ab.

Sigrid Hess hat mit Überleben in der Informationsflut: So behalten Sie die Kommunikation im Griff ein genauso kompaktes wie praxisnahes Lehr- und Lernbuch geschrieben, dass mir viele neue Impulse geliefert hat. Sie versteht es, die bisweilen komplexen Sachverhalte anschaulich zu erklären und hat oftmals simple, aber umso effektivere Tipps auf Lager.

Insbesondere der Praxisteil hat mir viele neue Erkenntnisse geliefert. Bislang habe ich gedacht, ich würde in Sachen Microsoft Word und Excel einen guten Durchblick haben. Sigrid Hess hat mir aber bewiesen, dass noch viel mehr mit den digitalen Helfern im Büro möglich ist.